Quali strumenti possono utilizzare i forfettari per emettere, ricevere e conservare fatture elettroniche

Il mondo delle partite IVA nell’ultimo periodo è in continuo movimento, con profonde evoluzioni nell’ambito fiscale. Già a partire dal 1° luglio 2022, infatti, la normativa aveva iniziato ad obbligare la fatturazione elettronica in regime forfettario qualora si superassero i 25 mila euro di fatturato annuo.

Ma un ulteriore cambiamento si profila all’orizzonte, con l’obbligo che verrà esteso a tutti i forfettari dal 1° gennaio 2024, indipendentemente dai guadagni: è una rivoluzione fiscale che coinvolgerà ogni aspetto delle transazioni, sia nella Pubblica Amministrazione che nei rapporti B2B e B2C.

Obbligo di fatturazione elettronica: dal 2024 lo sarà anche per tutti i forfettari

L’evoluzione normativa per i forfettari verso la fatturazione elettronica si concretizza con il decreto legge n.36/2022, che implementa misure urgenti per il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR).

Il suo articolo 18, commi 2 e 3, estende infatti l’obbligo di adottare la fatturazione elettronica a tutti coloro che godono del regime forfettario. Questo avanzamento era già iniziato nel 2022, con l’obbligo che aveva coinvolto solo chi aveva superato i 25 mila euro di ricavo nell’anno precedente, ma dal 1° gennaio 2024 questo verrà esteso a tutti. .

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito ulteriori dettagli attraverso la Faq 150 del 22 dicembre 2022 in cui ha spiegato anche quali possono essere le eventuali sanzioni in caso in cui pervenissero documenti non registrati.

Queste, stando a quanto riportato, oscilleranno tra il 5% e il 10% dell’imposta dei corrispettivi. La tempestività nell’emissione è quindi fondamentale, considerando le restrizioni previste dall’art. 6 del D.lgs n. 471/1997.

Quali strumenti usare per la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica era già obbligatoria per altri regimi e questo ha permesso a numerosi strumenti di evolversi e farsi trovare perciò pronti anche per i forfettari che cominceranno a gennaio a lavorarci.

Questi sono principalmente software in grado di codificare in autonomia la fattura nel formato XML e di trasmetterla al Sistema di Interscambio (SdI).

Esistono diverse soluzioni, alcune gratuite come ad esempio quella messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate stessa, e altre più avanzate a pagamento, ma che permettono un controllo superiore e diverse facilitazioni.

Resta altresì importante porre attenzione alla compilazione dei file, cercando di fornire tutti i dati necessari. Inoltre, è bene ricordare che la loro conservazione è obbligatoria per 10 anni dall’emissione: tutte accortezze automatizzate e semplificate dall’uso di applicazioni specifiche per la fatturazione.

Portale Agenzia delle Entrate

Per predisporre una fattura elettronica tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, è sufficiente possedere un dispositivo come PC, tablet o smartphone con cui accedere.

L’Agenzia offre gratuitamente tre opzioni: una procedura web accessibile tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” con connessione internet, un software scaricabile per PC (utilizzabile offline) e un’App chiamata Fatturae per tablet e smartphone (che richiede comunque una connessione internet).

Queste soluzioni sono ideali per chi emette un numero limitato di fatture. La procedura web guida l’utente attraverso la compilazione, con la necessità di credenziali SPID, Fisconline/Entratel o CNS.

La prima volta richiede la verifica dei dati del fornitore, poi consente la compilazione dei dettagli della fattura, inclusi dati del cliente, informazioni sul bene o servizio, e altri dati facoltativi.

Una volta completata, la procedura consente di controllare e salvare la fattura nel formato XML, pronto per l’invio al Sistema di Interscambio (SdI) che può avvenire sempre tramite lo stesso portale.

Software per la fatturazione

I software per la fatturazione elettronica rivestono un ruolo cruciale nel semplificare il processo di emissione. Fondamentalmente, essi operano attraverso tre elementi chiave: il formato XML, il Sistema di Interscambio (SdI) e il Codice Destinatario.

Il formato XML, linguaggio di programmazione universale, facilita il trasferimento strutturato dei dati tra diversi sistemi operativi. Il SdI, infrastruttura tecnologica, convalida la fattura seguendo le direttive dell’Agenzia delle Entrate e notifica l’emissione al destinatario.

Il Codice Destinatario,infine,  univoco e alfanumerico, identifica il contribuente all’interno della fattura. I software spesso consentono un’interfaccia personalizzabile per la creazione e l’invio delle fatture, automatizzando la firma digitale e convertendo il documento in formato .xml per l’invio al SdI, ma non offrono nient’altro di più.

Software che permettono sia fatturazione che gestione partita IVA

Infine, si ha la possibilità di scegliere un software online che permetta non solo la fatturazione ma anche la gestione completa della propria partita IVA.

A renderli così vantaggiosi è la possibilità di gestire totalmente i propri dati e l’attività professionale da qualsiasi luogo e dispositivo. Offrono, inoltre, flessibilità nella creazione di preventivi, nel monitoraggio dei pagamenti e nella gestione complessiva dell’attività, risultando particolarmente utili per professionisti, freelance e imprese individuali.

Il controllo dell’attività è completo, attraverso un’unica piattaforma che spesso fornisce report intuitivi sull’andamento finanziario, utili anche a fare predizioni e elaborare nuove strategie di mercato.

La gestione basata su cloud offre accesso immediato ovunque, ottimizzando il tempo necessario per la creazione di documenti come fatture e preventivi, semplificando così il controllo complessivo dell’amministrazione professionale.

Durante la compilazione della fattura elettronica tramite questi strumenti, il processo è solitamente intuitivo e rapido, con la possibilità di automatizzare molte  informazioni e risparmiare tempo, oltre che eliminare il pericolo di errori umani.

Per concludere, spesso questi software dispongono di un’interfaccia user-friendly che garantisce una compilazione efficiente e priva di errori, offrendo una soluzione completa per semplificare l’amministrazione e concentrarsi appieno sull’attività professionale.